Tagesordnung und Protokoll

Tagesordnungen sind notwendig für eine strukturierte und zielorientierte Besprechung. Sie bestimmen wer, was, wann sagt. Somit hat derjenige, der die Tagesordnung entwirft, einen großen Einfluss auf den Verlauf der Besprechung. Er kann den Gesprächsverlauf bewusst lenken, bevor er überhaupt stattfindet. Dazu ist jedoch eine gute Vorbereitung notwendig.
Die folgenden Tipps sollen dir helfen, deinen kommenden Besprechungen effektiver zu gestalten.

Themenfindung

Bevor du eine Tagesordnung erstellst, musst du dir bewusst machen, welche Themen in dieser Besprechung angesprochen werden sollen und welche nicht. Es ist wichtig, dass Themen kurz und präzise formuliert werden. Dies verleiht der Besprechung neben der Struktur auch eine Transparenz. Dies ist wichtig, damit die Teilnehmer sich auf die Themen vorbereiten können.

Strukturierung der Themen

Grundsätzlich gilt: vom Leichten zum Schwierigen. So werden Dinge, die angesprochen werden müssen, aber nicht von hoher Wichtigkeit sind, nicht übergangen. Würde man die Reihenfolge umkehren, kann es passieren, dass man zeitlich nicht mehr zu den leichten Themen kommt oder die Konzentration nachgelassen hat. Die Aufmerksamkeit bei schwierigen Punkten ist immer gegeben, deshalb sollte man sie an das Ende stellen.

Ziele formulieren

Für jedes Thema sollte ein Ziel formuliert werden. Dies hilft dabei, sich nicht an Nebensächlichkeiten aufzuhalten, sondern zielorientiert Lösungen zu finden.

Zeitliche Einordnung

Eine im Vorfeld festgelegte Zeitvorgabe ist wichtig, um alle Punkte in der zur Verfügung stehende Zeit abhandeln zu können und um die Wertigkeit der einzelnen Themen zu verdeutlichen. Es sollte keine Zeit mit Nebensächlichkeiten vergeudet werden. Außerdem können so unnötige und sinnlose Diskussionen unterbrochen werden. Der Leiter/Moderator der Besprechung achtet auf die zeitliche Einhaltung.
Der ganzen Besprechung sollte im Vorfeld ein Endpunkt gesetzt werden. Dies dient zur Motivation der Teilnehmer und dem zielorientierten Arbeiten.

Produktivität steigern

Damit die Tagesordnung produktiv genutzt werden kann, wird sie im Vorfeld an alle Teilnehmer verschickt. Somit fühlen sich die Teilnehmer in die Planung integriert und können sie produktiv vorbereiten. Dabei ist es wichtig, offen für Anmerkungen und Wünsche zu sein. Themen, die gewünscht und noch nicht berücksichtigt wurden, können in die Tagesordnung integriert werden.

Tipps zur grafischen Umsetzung einer Tagesordnung

Eine Liste mit den Tagesordnungspunkten ist strukturiert und übersichtlich. Dabei muss beides im Gleichgewicht gehalten werden. Bei einer zu starken Struktur geht die Übersichtlichkeit verloren. Gleichzeitig muss bei aller Übersichtlichkeit die Struktur erkennbar sein.

Im Downloadbereich kannst du dir ein Muster einer Tagesordnung herunterladen und für deine Besprechung anpassen.