Effektiv Sitzungen gestalten

Vielleicht geht es dir so ähnlich wie mir: Du bist genervt von Sitzungen. Jedes Mal wird viel geredet, wenig entschieden und noch weniger umgesetzt. Nach der Besprechung fährt man nach Hause und fragt sich nur: „Wofür?“

Wahrscheinlich geht es nicht nur dir und mir so. Meine Beobachtung ist: Die Mehrzahl der Mitarbeiterbesprechungen, Ältestenkreise oder Brüderstunden verlaufen eher unproduktiv. Woran liegt das und wie kann man das ändern?

In diesem Artikel will ich dir praktische Tipps geben, mit denen du die kommenden Mitarbeiterbesprechungen produktiv gestaltesn kannst.

Verantwortlichkeit

Der vielleicht wesentlichste Punkt ist die Verantwortlichkeit. Um möglichst effektive Sitzungen gestalten zu können, muss die Verantwortlichkeit bestimmt sein. Es benötigt eine Person, die vor, während und nach der Sitzung den Überblick behält. Dieser ist notwendig, damit die Sitzung zielgerichtet ist und konkrete Schritte angegangen werden können. Diese Person sollte allen Teilnehmern bekannt sein, damit keine Missverständnisse entstehen.

Der Leiter ist für die folgenden drei Bereiche einer Sitzung verantwortlich:

Die drei Bereiche einer Sitzung

Eine gute Sitzung beginnt nicht mit einem Treffen und endet auch nicht mit dem Ende eines Treffens. Sowohl eine gute Vorbereitung als auch eine gute Nachbereitung sind für den Nutzen eines Treffens entscheidend.

Deshalb besteht eine gute Sitzung aus 3 Bereichen:

1. Die Vorbereitung
2. Das Treffen
3. Die Nachbearbeitung

Jeder dieser 3 Bereiche enthält Punkte, die nicht vernachlässigt werden dürfen.

Die Vorbereitung

Vielleicht hast du Folgendes  schon mal erlebt: Es steht der Termin für die Jugendbesprechung fest, aber außer dem groben Thema: „Lass mal das Jugendprogramm planen.“ ist nichts festgelegt?

Die Leitung einer Mitarbeiterbesprechung beginnt nicht erst mit dem Anfang der Besprechung, sondern mit der Vorbereitung. Die ungenügende Vorbereitung ist ein Hauptgrund für unproduktive Mitarbeiterbesprechungen und kann durch überlegte Vorbereitung deutlich verbessert werden.

Jeder Leiter sollte sich deshalb vor jeder Sitzung folgende Fragen stellen:

1.)    Muss die Sitzung überhaupt stattfinden?

Viele Angelegenheiten, Fragen und Absprachen lassen sich per Mail oder am Telefon klären. Eine unnötige Besprechung verschwendet viel Zeit. Deshalb sollte die Notwendigkeit überdacht werden.

2.)    Was soll besprochen werden?

Der Leiter steht in der Verantwortung, Punkte zu sammeln, die besprochen werden müssen. Gleichzeitig können so nicht endende Gesprächsthemen ausgeschlossen werden.

3.)    Verantwortlichkeiten verteilen

Damit der Leiter nicht jeden Gesprächspunkt vorbereiten muss, kann die Gesprächsführung über einzelne Punkte schon im Vorfeld verteilt werden. Die intensive Vorbereitung liegt somit auf mehreren Schultern.

4.)    Was sind die Ziele der Sitzung?

Für einen zielgerichteten Austausch müssen die Ziele der verschiedenen Punkte für alle Teilnehmer ersichtlich sein. Für den Leiter ist es hilfreich, sich im Vorfeld die konkreten Ziele aufzuschreiben.

5.)    Wie soll der Ablauf aussehen?

Ein schriftlicher Ablauf ist für eine transparente Besprechung notwendig. Dieser Ablauf sollte im Vorfeld an alle Teilnehmer geschickt werden, sodass sich diese auf die Besprechung gezielt vorbereiten können.

6.)    Wer soll kommen?

Nachdem klar ist, was besprochen werden soll, müssen die relevanten Personen eingeladen werden. Diese Überlegung soll auf der einen Seite vermeiden, dass Personen bei Punkten mitreden, bei denen sie nicht mitreden sollen. Auf der anderen Seite kann noch mal überlegt werden, welche Personen vielleicht relevant und noch nicht eingeladen sind.

7.)    Wie lange werden wir brauchen?

Es ist wichtig, nicht nur den Sitzungsbeginn, sondern auch das Ende festzulegen. So bleiben die Teilnehmer aufmerksam und werden nicht durch ein „offenes Ende“ entmutigt. Bei Sitzungen über 90 Minuten sollte eine Pause eingebaut werden. Für jedes Thema sollte ein eigener Tagesordnungspunkt mit Zielbeschreibung und Zeitdauer eingeplant werden. Dies hilft dabei, die Gesamtzeit nicht aus dem Auge zu verlieren.

Die Sitzung

Eine gute Vorbereitung ist viel Arbeit, aber auch enorm hilfreich.  Nun geht es darum, die Vorbereitung in einer Sitzung gut umzusetzen.

Folgende Dinge solltest du während der Sitzung beachten:

Gesprächsführung

Der Leiter ist für den Verlauf der Sitzung verantwortlich. Er übernimmt die Gesprächsführung oder gibt sie für einzelne Punkte gezielt ab. Eine Gesprächsführung ist besonders wichtig, damit der Austausch zielgerichtet bleibt.

Protokoll

Zu Beginn einer Besprechung bestimmt der Gesprächsleiter zu Anfang einen Protokollanten.

Die wesentlichen Entscheidungen und Ideen einer Besprechung müssen schriftlich festgehalten werden.

Ablauf einhalten

Der Gesprächsführer muss den Ablauf im Blick haben. Er ist dafür verantwortlich, dass die Zeit eingehalten und das Ziel verfolgt wird.

Bei Überschreitung der eingeplanten Zeit oder ziellosen Austausch muss der Gesprächsleiter eingreifen.

Ergebnisse zusammenfassen

Nach jedem Punkt sollten die Ergebnisse zusammengefasst und im Protokoll festgehalten werden. Somit beugt man Missverständnissen vor und hat ein möglichst konkretes Ergebnis.

Außerdem ist es motivierend, wenn man am Ende einer Sitzung die Ergebnisse zusammenfasst. Die erreichten Ergebnisse werden somit gebündelt.

Verantwortlichkeiten festzulegen

Nachdem die Ergebnisse zusammengefasst wurden, müssen Verantwortliche benannt werden, die die nächsten konkreten Schritte in Angriff nehmen. So steigert man die Wahrscheinlichkeit, dass die Ergebnisse auch wirklich umgesetzt werden.

Nächsten Termin festlegen

Wenn noch alle Teilnehmer vor Ort sind, ist eine Terminfindung wesentlich einfacher als später per Mail oder Telefon.

Danke sagen

Die meisten Aufgaben innerhalb des Gemeindelebens sind ehrenamtlich. Das „Danke sagen“ drückt eine Wertschätzung aus, die jeder freiwillige Mitarbeiter sich wünscht. Dies steigert die Motivation und Freude, weiterhin in dem Team mitzuarbeiten.

Die Nachbearbeitung

Die Nacharbeit entscheidet darüber, ob die Ergebnisse, Entscheidungen und Ideen auch wirklich umgesetzt werden. Deshalb sollte man der Nacharbeit keine untergeordnete Rolle zuschreiben.

Folgende Tipps helfen dir, konkrete Schritte zu gehen:

Protokoll zeitnah verschicken

Das Protokoll sollte zeitnah von dem Gesprächsleiter verschickt werden. Dieser hat die Möglichkeit, das Protokoll noch einmal zu überprüfen und wenn nötig zu korrigieren.

Ziele überprüfen

Nachdem das Protokoll verschickt wurde, sollten die Gesprächspunkte und Ziele noch einmal überprüft werden. Sollten Gesprächspunkt nicht zufriedenstellend bearbeitet worden sein, können sie direkt in den nächsten Ablauf geschrieben werden.

Ob wir Mitarbeiterbesprechungen hassen oder lieben – sie sind notwendig. Deshalb sollten wir uns mit ihnen abfinden und sie möglichst effektiv gestalten.

Setze die angesprochenen Punkte um. Du wirst merken, dass sich die Effektivität deiner Sitzungen steigert. Schreib uns, wie sich die Tipps auf eure Sitzungen ausgeübt haben. Wir sind gespannt auf deine Rückmeldung!