Collaboration Tools Teil 2 - Digitale Organisationshilfen

Dies ist eine Ergänzung zu dem Artikel Collaboration Tools 

Einführung

Du planst Bibelarbeitsreihen, verteilst Aufgaben, erstellst Liederlisten für Lobpreiszeiten oder organisierst eine Jugendfreizeit. Diese Programme, Webseiten und Apps können dir dabei helfen, den Überblick zu behalten und deine Jugendarbeit zu strukturieren.

Diese Auflistung ist kurz und knapp gehalten und soll nur einen kleinen Überblick geben, was es an Möglichkeiten gibt. Es sind bestimmt noch viel viel mehr hilfreiche Tools auf dem Markt.

Die Apps und Programme haben viele praktische Funktionen. Nimm dir ein bisschen Zeit, Verschiedenes auszuprobieren und such dir dann das raus, was zu dir und deiner Jugendarbeit passt und hilfreich ist.

Trello

Trello ist eine Software, deren Hauptfunktion Listen sind. Auf sogenannten „Boards“ kannst du für verschiedene Kategorien Listen erstellen und sie mit anderen trello- Nutzern teilen. Diesen Nutzern kannst du einzelnen Punkten („Karten“) auf den Listen zuordnen, wenn sie beispielsweise für diesen Punkt zuständig sind.

Den Karten kannst du außerdem Farben (“Labels“) zuordnen, ein Fälligkeitsdatum geben, eine Beschreibung oder eine Checkliste hinzufügen oder ihnen Dateien anhängen.

Trello eignet sich besonders zum Strukturieren von Projekten im Team und stellt Prozesse sehr gut dar.

Nutzungsbeispiel

Du planst ein Projekt wie eine Jugendfreizeit mit verschiedenen Aufgaben. Dann kannst du beispielsweise die Kategorien „to do – in Arbeit – erledigt“ machen und die einzelnen Aufgaben leicht von einer Kategorie in die nächste verschieben.

Wunderlist

Wunderlist ist eine klassische Aufgabenliste mit vielen praktischen Funktionen. Hier kannst du Aufgaben schnell notieren, einer Kategorie zuordnen und auch Listen mit anderen Nutzern teilen. Du kannst dich außerdem an Aufgaben erinnern lassen und regelmäßige Aufgaben einrichten, die in bestimmten Abständen erscheinen.

Nutzungsbeispiel

Verteile damit Aufgaben für eine Jugendarbeit an deine Teammitglieder oder organisiere dich selbst als Jugendleiter. Selbstmanagement ist besonders wichtig für die, die Verantwortung in verschiedensten Bereichen haben (Beruf, Familie, Gemeinde, …).

Ähnliche (kostenpflichtige) Alternativen: ToDoist, Things

Onenote

Onenote ist die Software für Notizen von Microsoft. Anders als trello und wunderlist funktioniert es nicht anhand von Listen. In Onenote strukturierst du deine Notizen in Abschnitte und diese wieder in Seiten. Diese Seiten kannst du völlig frei gestalten. Du kannst Tabellen machen, Bilder oder Videos einfügen, Listen zum Abhaken erstellen oder deinen Andachttext schreiben.
Auch Onenote kannst du zum Arbeiten im Team nutzen und Abschnitte für andere zum mitarbeiten freigeben.
Onenote ist außerdem gut geeignet, um damit langfristig zu arbeiten und dient somit gleichzeitig als Speicher.

Nutzungsbeispiel

Organisiere damit deine fortlaufenden Themenreihen. Erstelle eine Tabelle mit den einzelnen Themen und lass die Leute ihre Andachten reinkopieren. Oder nutze es zum Mitschreiben bei Leitungsbesprechungen, für digitales Brainstorming oder um deine/eure Vision für die Jugendarbeit zu verschriftlichen.

Wer bringt was

Dies ist keine App oder ein Programm, sondern eine Website. Sie hat nur eine einzige Funktion, nur einen Bereich, der organisiert wird. Und zwar geht es um Mitbring-Listen. Sei es ein gemeinsames Abendessen, eine Weihnachtsfeier, irgendein Ausflug, nutze diese einfache Seite und dir ist viel Mühe erspart. Geh einfach auf die Seite „Werbringtwas.com“ und du kannst ganz simpel eine Liste erstellen. Du kannst sie entweder als Wunschliste erstellen, sodass du Sachen vorgibst, die mitgebracht werden sollen oder du lässt es offen und jeder kann sich selbst etwas überlegen, was er/sie mitbringen könnte. Dazu kopierst du den Link, den dir die Website dafür zur Verfügung stellt, und schickst ihn an deine Jugendlichen. Sie müssen einfach nur Draufklicken und sich für eine Sache eintragen. Du kannst immer mal wieder über den Link nachschauen, ob schon alles zusammengekommen ist, was du brauchst. Man kann auch Mengenangaben machen oder Kommentare hinzufügen.

Doodle

Doodle ist genau wie „wer bringt was“ eine Hilfe, die das Leben als Jugendleiter leichter macht. Es geht hierbei um Terminabsprachen. Wer kennt das nicht: Man versucht mit dem Jugendleitungsteam einen Besprechungstermin zu finden und schreibt in der What’s app- Gruppe hin und her. Immer wieder kann jemand nicht, jemand schlägt einen anderen Termin vor und so geht es wenig weiter. Mit doodle kannst du eine einfache Umfrage erstellen. Du gibst verschiedene Termine (und ggf. auch Uhrzeiten) zur Auswahl, kannst angeben, um was es geht, wo es stattfindet und kannst bestimmen, ob die Teilnehmer nur „ja“ oder „nein“ oder auch „vielleicht“ ankreuzen können. Dann kopierst du wieder den zur Verfügung gestellten Link und gibst den an alle, die dabei sein sollten. Schon wird sich ein Termin finden, an dem vielleicht sogar alle können.

Ich hoffe diese Auflistung kann zum Segen für dich als Jugendmitarbeiter und als Person werden.